İç Kontrol Sistemi Nasıl Kurulur?

İşletme büyüdükçe kontrol ihtiyacı da büyür

Şirketlerde büyüme yalnızca satışların artmasıyla gerçekleşmez. İş hacmi büyüdükçe ödeme, tahsilat, satın alma, stok, personel, yetkilendirme ve raporlama süreçleri de karmaşıklaşır. Bu noktada işletmenin faaliyetlerini yalnızca kişiler üzerinden yürütmesi ciddi riskler yaratabilir.

İç kontrol sistemi; işletme varlıklarının korunması, hataların ve usulsüzlüklerin azaltılması, finansal bilgilerin güvenilirliğinin artırılması ve süreçlerin daha düzenli yürütülmesi amacıyla oluşturulan kontrol yapılarının bütünüdür.

İyi tasarlanmış bir iç kontrol sistemi yalnızca hata bulmaya yönelik değildir. Asıl amaç, hatanın oluşmasını zorlaştıran ve süreçlerin izlenebilirliğini artıran bir yapı kurmaktır.

Şirketlerde en sık görülen iç kontrol riskleri

İç kontrol eksiklikleri çoğu zaman tek bir büyük problem şeklinde ortaya çıkmaz. Küçük süreç açıklarının zaman içinde birikmesi daha ciddi mali ve operasyonel sorunlara dönüşebilir.

Satın alma, ödeme, tahsilat, stok ve bordro süreçleri

Satın alma sürecinde iç kontrol

İyi bir satın alma kontrol yapısında ihtiyaç talebi, teklif toplama, tedarikçi seçimi, sipariş, mal veya hizmet kabulü, fatura kontrolü ve ödeme aşamalarının birbirinden ayrılması tercih edilir. Özellikle belirli tutarın üzerindeki alımlarda birden fazla teklif alınması, tedarikçi bilgilerinin kontrol edilmesi ve fiyat karşılaştırmalarının kayıt altına alınması önemlidir.

Ödeme ve banka süreçlerinde iç kontrol

Ödeme süreçlerinde temel risk, yetkisiz veya hatalı ödeme yapılmasıdır. Bu nedenle ödeme listelerinin onaylanması, banka yetkilerinin sınırlandırılması ve ödeme sonrası kontrollerin yapılması gerekir. Banka hesaplarında kullanıcı yetkilerinin düzenli olarak gözden geçirilmesi de önemlidir.

Tahsilat ve cari hesap kontrolleri

Cari hesap mutabakatlarının yapılmaması, tahsil edilen tutarların yanlış hesaplara kaydedilmesi veya gecikmiş alacakların zamanında fark edilmemesi işletmenin nakit akışını doğrudan etkileyebilir. Yaşlandırma raporlarının düzenli hazırlanması ve gecikmiş alacakların yönetime raporlanması faydalıdır.

Stok kontrolleri

Fiziki stok ile muhasebe kayıtlarının uyumlu olması gerekir. Düzenli sayımlar, yetkisiz stok çıkışlarının önlenmesi, fire oranlarının izlenmesi ve yüksek değerli stokların ayrı kontrol edilmesi önemli uygulamalardır.

Bordro ve insan kaynakları kontrolleri

Personel giriş ve çıkışları, ücret değişiklikleri, fazla mesailer, primler, izinler ve diğer değişken bordro unsurları kontrol edilmelidir. Bordro hazırlayan kişi ile bordroyu kontrol eden kişinin farklı olması önemli bir iç kontrol uygulamasıdır.

İç kontrol ile iç denetim arasındaki fark

İç kontrol ve iç denetim birbirine yakın kavramlar olmakla birlikte aynı değildir.

İç kontrol, işletmenin günlük faaliyetleri içerisinde kullanılan kontrol mekanizmalarının tamamıdır.

İç denetim ise bu kontrol mekanizmalarının tasarımını ve işleyişini bağımsız bir bakış açısıyla değerlendiren fonksiyondur.

Başka bir ifadeyle iç kontrol işletmenin süreçlerinin bir parçasıdır; iç denetim ise bu süreçlerin ve kontrollerin ne ölçüde etkili çalıştığını inceler.

İç kontrol çalışmasının sonunda ne olmalıdır?

İyi bir iç kontrol çalışmasının sonucu yalnızca uzun bir rapor olmamalıdır. Yönetim açısından daha değerli olan çıktı, uygulanabilir bir aksiyon planıdır.

• Riskin ne olduğu
• Neden önemli olduğu
• Mevcut durum
• Önerilen kontrol
• Sorumlu birim
• Hedef tamamlanma tarihi

Böylece iç kontrol çalışması teorik bir rapor olmaktan çıkarak işletmenin günlük faaliyetlerine entegre edilebilir.