Dernek ve STK proje muhasebesi, kuruluşun genel muhasebe sistemi içinde proje gelir ve giderlerinin ayrı, izlenebilir ve raporlanabilir biçimde takip edilmesini sağlayan mali organizasyon yapısıdır.
Temel yaklaşım
Her proje harcamasının muhasebe kaydı → destekleyici belge → ödeme → bütçe kalemi → mali rapor zinciri içinde izlenebilmesi gerekir. Uygulanacak yöntem, ilgili hibe sözleşmesi ve fon sağlayıcının mali raporlama kuralları dikkate alınarak belirlenmelidir.
Proje muhasebesi neden ayrı takip edilmelidir?
Bir dernek veya STK aynı anda birden fazla hibe projesi, faaliyet veya kaynak kullanabilir. Tüm işlemlerin yalnızca genel muhasebe hesaplarında izlenmesi, belirli bir projeye ait gelir ve giderlerin ayrıştırılmasını zorlaştırabilir.
Bu nedenle proje kodu, maliyet merkezi, yardımcı hesap veya benzeri analitik takip yöntemleriyle proje bazlı mali izlenebilirlik kurulması önemlidir.
Proje muhasebe sistemi nasıl kurulmalı?
Proje başlamadan önce hibe sözleşmesi ve onaylı bütçe incelenerek muhasebe takip yapısının oluşturulması gerekir.
- Her proje için ayrı bir proje kodu veya maliyet merkezi tanımlanması,
- Bütçe kalemlerinin muhasebe hesaplarıyla eşleştirilmesi,
- Proje gelirlerinin ayrı takip edilmesi,
- Giderlerin faaliyet ve bütçe kalemi bazında izlenmesi,
- Destekleyici belgelerin proje bazında dosyalanması,
- Finansal rapor ile muhasebe kayıtlarının düzenli olarak karşılaştırılması.
Proje bütçesi nasıl takip edilmeli?
Hibe projesinde bütçe, yalnızca başvuru aşamasında hazırlanan bir tablo değildir. Uygulama döneminde gerçekleşen maliyetlerin bütçeyle karşılaştırılması gerekir.
| Takip alanı | Kontrol amacı |
|---|---|
| Onaylı bütçe | Proje için kabul edilen mali sınırların görülmesi |
| Gerçekleşen gider | Projede fiilen oluşan maliyetlerin izlenmesi |
| Kalan bütçe | Projenin kullanılabilir mali kapasitesinin görülmesi |
| Bütçe sapması | Aşım veya düşük gerçekleşme riskinin erken belirlenmesi |
| Bütçe revizyonu | Fon sağlayıcı onayı gerektiren değişikliklerin izlenmesi |
Hangi belgeler proje muhasebesine bağlanmalı?
Proje muhasebesinde yalnızca muhasebe fişi yeterli değildir. İşlemi destekleyen belgelerin de ilgili kayıtla ilişkilendirilmesi gerekir.
- Faturalar ve gider belgeleri,
- Banka dekontları ve ödeme kayıtları,
- Sözleşmeler,
- Satın alma ve teklif belgeleri,
- Bordro ve personel maliyeti belgeleri,
- Seyahat ve görev belgeleri,
- Ekipman ve demirbaş kayıtları,
- Fon sağlayıcı tarafından istenen diğer proje belgeleri.
Banka hareketleri nasıl izlenmeli?
Proje banka hesapları ve ödeme hareketleri ile muhasebe kayıtları arasında açık bağlantı kurulması mali izlenebilirlik açısından önemlidir.
Bir ödeme kaydından muhasebe işlemine, muhasebe işleminden faturaya ve faturadan ilgili bütçe kalemine ulaşılabilmesi ideal yapıdır.
Personel giderleri nasıl takip edilmeli?
Personel maliyetleri birçok hibe projesinde önemli bütçe kalemlerinden biridir. Bu giderlerin projeye ait olduğunun belgelenmesi gerekir.
Projeye göre aşağıdaki belgeler kullanılabilir:
- İş sözleşmeleri veya görevlendirmeler,
- Bordrolar,
- Banka ödeme kayıtları,
- Zaman çizelgeleri veya çalışma kayıtları,
- Proje faaliyetleriyle bağlantıyı gösteren diğer belgeler.
Satın alma işlemleri nasıl muhasebeleştirilmeli?
Hibe projelerinde satın alma işlemleri yalnızca gider kaydı açısından değil, proje sözleşmesindeki satın alma kurallarına uygunluk açısından da önemlidir.
Muhasebe kaydının; teklif, değerlendirme, sözleşme, fatura, teslim ve ödeme belgeleriyle ilişkilendirilmesi denetim sürecini önemli ölçüde kolaylaştırır.
Mali rapor muhasebe kayıtlarıyla nasıl eşleştirilmeli?
Fon sağlayıcıya sunulan mali rapordaki tutarların muhasebe kayıtlarından üretilebilir olması gerekir. Raporda yer alan herhangi bir tutarın hangi muhasebe işlemlerinden oluştuğu gerektiğinde açıklanabilmelidir.
Mali izlenebilirlik testi
Mali rapordaki bir satırı seçtiğinizde; ilgili muhasebe hesabına, oradan işlem listesine, daha sonra faturaya ve ödeme belgesine ulaşabiliyorsanız güçlü bir proje muhasebe yapısı oluşturmuşsunuz demektir.
Denetime hazırlık nasıl yapılmalı?
Proje denetimine hazırlık, proje bittikten sonra yapılması gereken ayrı bir işlem olarak görülmemelidir. Mali dosya proje boyunca düzenli tutulmalıdır.
- Muhasebe kayıtları ile mali raporu mutabık hale getirin.
- Banka hareketlerini düzenli kontrol edin.
- Eksik destekleyici belgeleri proje devam ederken tamamlayın.
- Bütçe sapmalarını düzenli izleyin.
- Satın alma dosyalarını giderlerle eşleştirin.
- Personel belgelerini proje maliyetleriyle ilişkilendirin.
- Fon sağlayıcının onay ve revizyonlarını arşivleyin.
En sık yapılan proje muhasebesi hataları
- Proje giderlerinin kuruluşun diğer faaliyetlerinden ayrıştırılamaması,
- Mali rapor ile muhasebe kayıtları arasında fark bulunması,
- Yanlış bütçe kalemine gider kaydı yapılması,
- Eksik ödeme veya destekleyici belge bulunması,
- Personel giderlerinde proje bağlantısının yeterince belgelenmemesi,
- Satın alma belgelerinin muhasebe kayıtlarıyla ilişkilendirilmemesi,
- Fon sağlayıcı tarafından onaylanan bütçe değişikliklerinin mali takip sistemine yansıtılmaması.
BFS Kurumsal hangi alanlarda destek sağlar?
BFS Kurumsal; dernek, vakıf, STK ve hibe/fon destekli projelerde proje muhasebesi, bütçe takibi, mali raporlama, mali dosya kontrolü ve denetime hazırlık alanlarında danışmanlık hizmeti sunmaktadır.
Projenizin mali yapısını birlikte değerlendirelim
Hibe sözleşmeniz, bütçeniz veya mali raporlama sisteminiz üzerinden proje muhasebesi ve denetime hazırlık ihtiyacınızı değerlendirebiliriz.
Dernek ve Proje Muhasebesi Danışmanlığı →
Dernek, Vakıf ve Hibe Projesi Denetimi →
Hibe Projesi Denetimi Nedir? →
Bilgilendirme notu: Hibe projelerinde uygulanacak muhasebe, belge ve raporlama kuralları fon programına ve sözleşmeye göre değişebilir. Bu makale genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır.