Hibe projesi denetimi, proje kapsamında raporlanan mali bilgilerin ve harcamaların, görevin niteliğine göre hibe sözleşmesi, bütçe, destekleyici belgeler, muhasebe kayıtları ve uygulanabilir profesyonel standartlar çerçevesinde incelenmesidir.
Önemli ayrım
Her hibe projesi denetimi otomatik olarak ISA 800 veya ISA 805 kapsamında değildir. Önce fon sağlayıcının istediği çıktı ve görevin niteliği belirlenmelidir. Bazı projelerde özel amaçlı finansal tablo denetimi, bazı projelerde belirli bir finansal tablo veya kalemin denetimi, bazı projelerde ise ayrı bir expenditure verification yaklaşımı söz konusu olabilir.
Hibe projesi denetimi neden yapılır?
Fon sağlayıcı açısından temel soru, proje için tahsis edilen kaynağın sözleşmede öngörülen amaçlar ve mali kurallar doğrultusunda kullanılıp kullanılmadığıdır. Avrupa Komisyonu'nun dış eylem fonlarına ilişkin finansal yönetim rehberi, mali raporların projenin tamamını kapsamasını ve temel muhasebe kayıtlarıyla mutabık olmasını öngörür. citeturn0search24
Denetim veya doğrulama çalışması; raporlanan harcamaların izlenebilirliğini, mali raporlama sürecini ve destekleyici belgelerin yeterliliğini değerlendirmek açısından önem taşır.
Denetim kapsamında neler incelenebilir?
- Hibe sözleşmesi ve ekleri,
- Onaylanmış proje bütçesi ve varsa bütçe revizyonları,
- Proje finansal raporları,
- Muhasebe kayıtları ve proje bazlı hesap hareketleri,
- Banka ve ödeme kayıtları,
- Fatura ve diğer destekleyici belgeler,
- Personel giderleri ve ilgili belgeler,
- Satın alma süreçleri ve sözleşmeler,
- Fon sağlayıcının özel uygunluk ve raporlama koşulları.
ISA 800 nedir?
ISA 800 (Revised), özel amaçlı bir finansal raporlama çerçevesine göre hazırlanmış finansal tabloların denetiminde ISA'ların uygulanmasına ilişkin özel hususları ele alır. IAASB, ISA 800'ü özel amaçlı finansal tabloların denetimine yönelik standart olarak tanımlamaktadır. citeturn0search0turn0search3
Bu nedenle bir hibe projesi için hazırlanmış mali raporun niteliği ve kullanılan raporlama çerçevesi ISA 800 değerlendirmesinde önemlidir. Ancak yalnızca raporun “proje raporu” olması ISA 800'ün kendiliğinden uygulanacağı anlamına gelmez.
ISA 805 nedir?
ISA 805 (Revised), tek bir finansal tablonun veya finansal tablonun belirli bir unsurunun, hesabının ya da kaleminin denetiminde ISA'ların uygulanmasına ilişkin özel hususları düzenler. citeturn0search2
Örneğin görevin konusu tüm finansal tablolar yerine belirli bir finansal tablo, hesap veya mali unsur ise ISA 805'in uygulanabilirliği gündeme gelebilir. Kesin değerlendirme görevlendirme şartları ve raporlanacak finansal bilginin niteliğine göre yapılmalıdır.
ISA 800 ile ISA 805 arasındaki temel fark
| Konu | ISA 800 | ISA 805 |
|---|---|---|
| Temel odak | Özel amaçlı çerçeveye göre hazırlanmış finansal tablolar | Tek finansal tablo veya belirli unsur, hesap ya da kalem |
| Değerlendirilen yapı | Özel amaçlı finansal tablolar bütünü | Daha sınırlı ve belirli finansal bilgi |
| Hibe projelerinde kullanım | Görevin ve raporlama çerçevesinin niteliğine bağlıdır | Görev belirli tablo/unsur/hesaba yönelikse değerlendirilebilir |
IAASB her iki standardın da özel amaçlı raporlama bağlamında farklı görev türlerini ele aldığını açıkça ayırmaktadır. citeturn0search5
Expenditure verification nedir?
Hibe dünyasında önemli bir diğer kavram harcama doğrulaması (expenditure verification)dır. Bu çalışma her durumda bir ISA 800/805 finansal tablo denetimiyle aynı değildir. Avrupa Komisyonu, AB tarafından finanse edilen kalkınma işbirliği faaliyetlerinde profesyonel dış denetçiler tarafından yürütülen denetim ve harcama doğrulama çalışmaları için ayrı şartname ve raporlama modelleri yayımlamaktadır. citeturn0search9
Dolayısıyla bir Terms of Reference (ToR) “expenditure verification” istiyorsa, görevin doğrudan ISA 800 veya ISA 805 olarak adlandırılması yerine ilgili ToR'daki prosedürler ve raporlama modeli esas alınmalıdır.
Proje bütçesi neden kritik?
Hibe projelerinde bütçe yalnızca planlama belgesi değildir. Avrupa Komisyonu'nun finansal yönetim materyallerinde bütçe, finansal uygunluk ve kontrol aracı olarak tanımlanır; gerçekleşen harcamaların finansal raporda bütçeyle karşılaştırılması beklenir. citeturn0search26
Bu nedenle denetim hazırlığında giderlerin doğru bütçe kalemine bağlanması, bütçe revizyonlarının izlenmesi ve finansal rapor ile muhasebe kayıtlarının mutabakatı önemlidir.
STK ve dernekler denetime nasıl hazırlanmalı?
- Proje muhasebesini kuruluşun diğer faaliyetlerinden analitik olarak ayırın.
- Finansal raporu muhasebe kayıtlarıyla düzenli olarak mutabık hale getirin.
- Her giderin fatura, ödeme ve diğer destekleyici belgelerini birlikte dosyalayın.
- Satın alma belgelerini ilgili giderlerle ilişkilendirin.
- Personel maliyetlerinin proje bağlantısını gösteren kayıtları saklayın.
- Bütçe revizyonlarını ve fon sağlayıcı onaylarını düzenli arşivleyin.
- Denetim ToR'unu proje bitiminden önce inceleyin.
Kimler hibe projesi denetimi talep edebilir?
Çalışmanın niteliğine bağlı olarak fon sağlayıcı kuruluşlar, uluslararası kuruluşlar, büyükelçilik veya konsolosluk programları, vakıflar, dernekler, STK'lar ve proje yararlanıcıları bağımsız mali inceleme veya denetim hizmetine ihtiyaç duyabilir. Hangi denetim veya doğrulama modelinin uygulanacağı fon programının ve sözleşmenin şartlarına bağlıdır.
Hibe ve fon destekli projeler için denetim
BFS Kurumsal, proje sözleşmesi, ToR ve mali raporlama gereklilikleri değerlendirilerek hibe ve fon destekli projelerde uygun denetim veya mali inceleme kapsamının belirlenmesine yönelik hizmet sunmaktadır.
Hibe projesi denetimi hizmetimizi inceleyin →
Dernek ve proje muhasebesi danışmanlığını inceleyin →
International Grant Project Audit Services in Türkiye →
Sonuç
Hibe projesi denetiminde ilk soru yalnızca “ISA 800 mü, ISA 805 mi?” olmamalıdır. Öncelikle hangi finansal bilginin hangi amaçla inceleneceği, fon sağlayıcının hangi raporu istediği ve ToR'un hangi prosedürleri öngördüğü belirlenmelidir.
ISA 800 özel amaçlı finansal tabloları, ISA 805 ise tek finansal tablo veya belirli finansal unsur, hesap ya da kalemleri konu alan denetimlerde özel hususları düzenler. Harcama doğrulaması ise fon sağlayıcının kendi şartnamesi kapsamında farklı bir görev yapısına sahip olabilir. citeturn0search0turn0search2turn0search9
Bilgilendirme notu: Bu içerik genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır. Uygulanacak denetim standardı ve prosedürler, somut görevlendirme şartları, sözleşme ve ToR incelenerek belirlenmelidir.